Heizkostenabrechnung

Eine Heizkostenabrechnung ist Mietern oder Wohnungseigentümern vorzulegen, wenn die Wärmebereitstellung bzw. Warmwasserlieferung für mehrere Wohnungen durch eine zentrale Heizungsanlage erfolgt. Es besteht hier sowohl eine Pflicht zur Verbrauchserfassung als auch die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung (Ausnahme: Die Anlage versorgt nur zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine Wohnung selbst bewohnt. Hier können abweichende Regelungen getroffen werden.).

Die Abrechnung der entstandenen Heiz- und Warmwasserkosten ist einmal im Jahr verbrauchsabhängig vorzunehmen. Die dafür geltenden Regeln enthält die Heizkostenverordnung. Die technischen Details sind in der DIN 4713 verankert.

Die Verpflichtung zur Vorlage einer verbrauchsabhängigen Abrechnung durch den Vermieter bzw. Eigentümer ist unabdingbar und kann nicht durch anders lautende Absprachen aufgehoben werden.

#Abrechenbare Kosten

Die vorzulegende Heizkostenabrechnung beginnt mit der Zusammenstellung aller in der Abrechnungsperiode entstandenen Kosten (ausführlich unter "Umlagefähige Kosten..."), die der Anlage für Heizung und Warmwasserbereitstellung zuzuordnen sind.

Dazu gehören

1. Brennstoffkosten (Gas, Heiz-Öl, Pellets, Strom usw.),
2. Hilfsenergiekosten (Betriebsstrom),
3. Wartungskosten,
4. Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz,
5. Schornsteinfegerkosten),
6. eventuell Kosten der Bedienung,
7. Wartungskosten,
8. eventuell Kosten für Reinigung der Anlage und des Heizungsraums,
9. Kosten für Wasserbeschaffung für Warmwasser (sofern sie nicht bei den kalten Betriebskosten abgerechnet werden), 
10. Kosten für die Miete oder eine andere Art der Gebrauchsüberlassung von Erfassungs- oder Messgeräten wie Heizkostenverteiler, Wärmezähler, Warmwasserzähler, 
11. Eichgebühren für eichfähige Messgeräte (Wasserzähler, Wärmezähler),
12. Kosten für eine Verbrauchsanalyse, die den Mieter bzw. Eigentümer zu energiesparendem Handeln befähigt sowie die
13. Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung selbst.

Zu den nicht umlagefähigen Heizkosten zählen Reparaturkosten an der Heizungsanlage (gehört zur Kaltmiete) oder Strom für Beleuchtung und Belüftung (gehört zu den kalten Betriebskosten). Die Kosten für Abwasserentsorgung gehören ebenfalls in den Bereich "kalte Betriebskosten".

Die umlagefähigen Kosten werden addiert und bilden die Gesamtkosten der Anlage für Heizung und Warmwasserbereitung.

#Abtrennung der Warmwasserkosten (Wassererwärmung und Transport)

Übernimmt die Heizungsanlage auch die Warmwasserbereitung, wird der Kostenanteil der Warmwasserbereitung von den Gesamtkosten abgetrennt. Sind jeweils Wärmemengenzähler für die Wassererwärmung und die Heizungsanlage eingebaut (seit 2014 Pflicht), kann der Anteil der Warmwasserbereitung an den Gesamtkosten einfach ermittelt werden.

Dazu werden am Ende der Abrechnungsperiode die Verbrauchswerte beider Zähler addiert und das Ergebnis zu den Gesamtkosten ins Verhältnis gesetzt. Man erhält so einen Preis pro Wärmeeinheit (KWh oder MWh) und kann durch Multiplikation des Preises mit der Energiemenge für die Warmwasserbereitung bzw. Heizung die Kosten von einander trennen.

Ausnahmen: Sind keine Wärmezähler für Warmwasser bzw. Heizung (wegen unzumutbarem Aufwand) vorhanden, kann mit Hilfe der Warmwassermenge (m³ gesamt) die dafür nötige Energiemenge nach der in § 9, Abs. (2), Heizkostenverordnung, enthaltenen Formel berechnet werden. Q = 2,5 x V x (tw -10°C) x kWh/m³K. Diese errechnete Wärmemenge wird von der Gesamtenergiemenge abgezogen, so dass zwei getrennte Wärmemengen für Warmwasser und Heizung zur weiteren Berechnung zur Verfügung stehen.

Die weiteren Schritte entsprechen dem Rechenweg, als ob getrennte Wärmemengenzähler vorhanden gewesen wären. Ist auch die Mengenermittlung des erwärmten Wassers aus technischen Gründen nicht möglich, kann die Energiemenge auch nach der Gleichung: Q = 32 * A Wohn x kWh/m²A Wohn berechnet werden.

#Aufteilung der Kosten nach Wohnfläche und Verbrauch 

Die getrennt vorliegenden Kosten für Heizung und Wassererwärmung werden in der Heizkostenabrechnung nun erneut aufgeteilt, und zwar zu einem Teil auf die beheizte bzw. mit Warmwasser versorgte Fläche, sowie zu einem anderen Teil nach den Verbrauchswerten. Gemäß §7 der Heizkostenverordnung sind mindestens 50 %, höchstens 70 % nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen. Der Rest (30 % bis 50 %) ist auf die Fläche umzulegen.

Der Verteilerschlüssel ist vom Vermieter in den oben genannten Grenzen frei wählbar, außer in folgendem Fall: In Gebäuden, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung vom 16. August 1994 (BGBl. I S. 2121) nicht erfüllen, die mit einer Öl- oder Gasheizung versorgt werden und in denen die freiliegenden Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind, sind von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage 70% nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen.

Der Verteilerschlüssel kann geändert werden, wenn sachgerechte Gründe dafür vorliegen (Einbau einer neuen Heizanlage, verbesserte Wärmedämmung, wenn sich der Verteilerschlüssel in der Praxis als ungünstig oder gar ungerecht erwiesen hat). 

Der Grund für eine mindestens 30 %ige Aufteilung nach bewohnter Fläche liegt einerseits darin, dass eine Heizungs- bzw. Warmwasserbereitungsanlage bestimmte Kosten verursacht, die unabhängig vom individuellen Verbrauch entstehen (Betriebsbereitschaftsverluste, Wirkungsgrad, u.a.). Andererseits entsteht über die Wohnungstrennwände Decken bzw. Fußböden ein Wärmeaustausch, der nicht messbar ist.

#Berechnen der Kosten pro Verbrauchseinheit und m² Wohnfläche

Wenn die anteiligen Kosten bestimmt sind, die auf die Wohnfläche bzw. die Summe der Verbrauchswerte umgelegt werden, lässt sich durch einfache Division der Kostenanteil pro m² Wohnfläche bzw. pro Verbrauchseinheit bestimmen. 

Beispiel: Im Abrechnungszeitraum verursachte die kombinierte Heizungsanlage Gesamtkosten in Höhe von 11.872,93 €. Die anteiligen Warmwasserkosten betragen (Energieanteil 23 %) 2730,77 €, die Heizkosten betragen 9142,16 €. Für die Heizung wurde ein Verteilerschlüssel von 70/30 gewählt. Dadurch entstehen auf den Verbrauch zu verteilende Heizkosten von 6399,51 €. Nach Fläche müssen noch 30 %, also 2742,65 € verteilt werden. Da im Beispiel insgesamt 1936 m² Wohnfläche beheizt werden, ergeben sich flächenbezogene Kosten pro m² und Jahr von 2742,65€/1936 m² = 1,42 €/m². Analog ist mit den Warmwasserkosten zu verfahren.

Wie man aus dem Beispiel erkennen kann, sind weder die flächenbezogenen Heiz- bzw. Warmwasserkosten, noch die verbrauchsabhängen Kosten pro Verbrauchseinheit eine feste Größe, da sich diese erst durch Berechnung aus den sich Jahr für Jahr ändernden Gesamt- und Teilkosten ergeben. Die Kosten pro Verbrauchseinheit ergeben sich aus den abgetrennten verbrauchsabhängigen Kosten (50 % bis 70 %), die durch Anzahl der in der Abrechnungsperiode erfassten Verbrauchseinheiten dividiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bei den Verbrauchseinheiten um Zähleinheiten (wie bei Heizkostenverteilern) oder um Energieeinheiten handelt (wie bei Wärmemengenzählern). Die erfassten Verbrauchseinheiten dürfen jedoch ausschließlich aus Zähleinheiten oder Energieeinheiten gebildet werden. Kommt es wegen technischer Gründe zur Anwendung beider Verfahren (Heizkostenverteiler und Wärmemengenzähler) muss vor der Bestimmung der Kosten pro Einheit eine Nutzergruppentrennung vorgenommen werden. 

fortgeführtes Beispiel: In der Liegenschaft entstanden anteilige verbrauchsabhängige Heizkosten in Höhe 6399,51 €. Zur Ermittlung des anteiligen Verbrauches sind an jedem Heizkörper Heizkostenverteiler angebracht (Zähleinheiten). Abgelesen wurden insgesamt 52387 Einheiten. In der Abrechnungsperiode kostete eine Verbrauchseinheit also: 6399,51 € / 52387 Einheiten = 0,122158 €/Einheit.

#Abrechnung noch Wohnfläche und individuellem Verbrauch

Nachdem in der Heizkostenabrechnung die spezifischen Kosten, also die Kosten pro m² bzw. Kosten pro Verbrauchseinheit, ermittelt und nachvollziehbar dargestellt wurden, kann die Berechnung der Heizungs- und Warmwasserkosten für den Mieter bzw. Wohnungseigentümer fertiggestellt werden. Dazu werden die spezifischen Kosten mit den individuellen Werten verrechnet.

fortgeführtes Beispiel: Der Mieter Mustermann bewohnt eine 4 Zimmerwohnung mit einer Wohnfläche von 78 m². Im Abrechnungszeitraum wurden insgesamt 4698 Zähleinheiten verbraucht. Daraus ergeben sich flächenbezogene Heizkosten von 78 m² x 1,42 €/m² =  110,76 € und verbrauchsabhängige Heizkosten in Höhe von 4698 x 0,122158 €/Einheit = 573,90 €. Analog ist mit den Warmwasserkosten zu verfahren.

#Eventuell erforderliche Nutzergruppentrennung

Eine Nutzergruppentrennung ist erforderlich, wenn technische Gründe vorliegen, die eine einheitliche Ausstattung mit Erfassungsgeräten nicht möglich macht. Das ist z.B. der Fall bei der Wärmeverteilung mit verschiedenen Heiztechniken (Heizkreise mit Heizkörpern, Heizkreise mit Fußbodenheizungen), die von ein und derselben Heizungsanlage versorgt werden.  unterschiedliches Nutzerverhalten vorliegt bzw. zu erwarten ist (z.B. bei Mischnutzungen mit gewerblich oder privat genutzten Räumen, die an einer Heizungsanlage angeschlossen sind) oder andere sachgerechte Gründe vor liegen.

Eine Nutzergruppentrennung hat die gerechte Aufteilung der Kosten bei Berücksichtigung von verschiedenen Gegebenheiten zum Ziel. Dazu wird im Rahmen der Vorerfassung zunächst der Energieverbrauch der einzelnen Nutzergruppen mit geeichten Wärmezählern gemessen (z.B. Nutzergruppe Wohnungen, Nutzergruppe gewerbliche Abnehmer). Die Gesamtkosten werden anteilig auf die Nutzergruppen verteilt. Die Kostenaufteilung hat dabei mindestens zu 50 % nach dem Verhältnis der erfassten Anteile am Gesamtverbrauch auf die Nutzergruppen zu erfolgen. Werden die Kosten nicht vollständig nach dem Verhältnis der erfassten Anteile am Gesamtverbrauch aufgeteilt, sind die übrigen Kosten für Heizung und Warmwasser auf die Wohnfläche  zu verteilen. Die Aufteilung der Heiz- und Warmwasserkosten innerhalb einer Nutzergruppe erfolgt entsprechend der Heizkostenverordnung, d.h. mindestens 50 % und maximal 70 % der Kosten werden nach Verbrauch verteilt, die übrigen Grundkosten werden auf die Wohnfläche umgelegt.

#Ausstattungen einer modernen Verbrauchserfassung

Die Erfassung des Verbrauches für Heizung und Warmwasser kann erfolgen

• mit Wärmemengenzählern (eichfähig, alle 6 Jahre), die sich für alle Arten von Flächenheizungen, Konvektor-, Radiator- und Plattenheizkörper eignen
• Heizkostenverteiler (nicht eichfähig, elektronisch oder Verdunstungsprinzip), die sich nur für Radiatoren und Plattenheizkörpern eignen, und 
• Warmwasserzählern (eichfähig, alle 6 Jahre) für Warmwasserabrechnung

Die Ableseergebnisse für eine Abrechnungsperiode sind den Nutzern innerhalb eines Monats mitzuteilen (z.B. mündlich bei der Ablesung oder schriftlich). Sind die Verbräuche im Gerät gespeichert und ablesbar (elektronische Heizkostenverteiler oder Verteiler nach dem Verdunstungsprinzip mit Vorjahresampulle) erfolgt keine zusätzliche Mitteilung.

Ausführliche Informationen erhalten Sie im Kapitel: Technik der Heizkostenabrechnung

#Ausnahmeregelung für Passivhäuser

Gebäude mit einem Heizwärmebedarf von weniger als 15 kWh je m² und Jahr (so genannte Passivhäuser) - sind von der verbrauchsabhängigen Verteilung der Heizkosten ausgenommen. Der Gesetzgeber möchte damit einen zusätzlichen Anreiz zur Erreichung dieses Standards beim Bau und bei der Sanierung von Häusern schaffen (§ 11 Abs. 1).